Effiziente SaaS-Budgetplanung: Strategien zur Kostensenkung und Optimierung

MÜNCHEN (IT BOLTWISE) – Die Ausgaben für Software-as-a-Service (SaaS) sind ein wesentlicher Bestandteil der Betriebskosten moderner Unternehmen. Angesichts der Prognosen von Gartner, die in diesem Jahr weltweit 247,2 Milliarden US-Dollar für SaaS-Ausgaben vorhersagen, wird deutlich, warum SaaS-Budgets sowohl in der Finanz- als auch in der IT-Welt eine große Rolle spielen.

Die effiziente Nutzung von SaaS-Diensten kann sowohl die Gewinnspanne eines Unternehmens als auch die Produktivität der Mitarbeiter erheblich beeinflussen. Eine sorgfältige Planung des SaaS-Budgets ist daher unerlässlich, um sicherzustellen, dass jede Investition in SaaS-Dienste den maximalen Return on Investment (ROI) für das Unternehmen bringt. Laut einem Bericht von Flexera werden etwa 33 % der SaaS-Ausgaben verschwendet, was eine erhebliche Einsparmöglichkeit darstellt.

Die Planung eines SaaS-Budgets ist ein kollaborativer Prozess, der die Zusammenarbeit zwischen Finanzabteilung, IT und den Verantwortlichen für SaaS-Anwendungen erfordert. Obwohl dies auf den ersten Blick einfach erscheint, gibt es einige Besonderheiten und Fallstricke, die teuer werden können, wenn man nicht vorsichtig ist. Die richtige Kombination aus Strategie, Zusammenarbeit und SaaS-Budgetierungstools kann Unternehmen helfen, diese Herausforderungen zu meistern.

Ein wesentlicher Schritt bei der Erstellung eines SaaS-Budgets ist das Verständnis der geschäftlichen Anforderungen. SaaS-Lizenzen sollten spezifische Lösungen für die Geschäftsprobleme eines Unternehmens bieten. Ohne ein fundiertes Verständnis des Geschäftskontexts können Entscheidungen über SaaS-Ausgaben leicht zu Fehlentscheidungen führen, die kurzfristig Geld sparen, aber langfristig teuer werden können.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Erstellung eines SaaS-Inventars. Dies gibt einen Überblick über die aktuelle Nutzung von SaaS-Diensten und ermöglicht es, Kosten zu identifizieren, die möglicherweise unbemerkt geblieben sind. Ein SaaS-Inventar kann manuell oder mit Hilfe von SaaS-Inventarmanagement-Software erstellt werden. Letztere bietet den Vorteil, dass sie die Datenqualität und Aktualität verbessert und weniger manuellen Aufwand erfordert.

Die Vorhersage des zukünftigen Wachstums ist ebenfalls ein entscheidender Faktor bei der SaaS-Budgetplanung. Angesichts der Prognosen von Gartner, die ein Wachstum der globalen SaaS-Ausgaben um mehr als 38 Milliarden US-Dollar im Jahr 2024 vorhersagen, sollten Unternehmen dieses Wachstum in ihren Budgets berücksichtigen. Es gibt keine universelle Zahl, die zur Vorhersage des SaaS-Wachstums verwendet werden kann, aber es gibt mehrere nützliche Indikatoren und Techniken, um vernünftige Projektionen zu erstellen.

Ein häufiges Problem bei der SaaS-Budgetierung sind ungenutzte Lizenzen und unterausgelastete Dienste. Die Vorhersage, wie viele Lizenzen ein Team wirklich benötigt, kann schwierig sein. SaaS-Preismodelle ermutigen oft dazu, mehr Lizenzen zu kaufen, indem sie die Kosten pro Benutzer senken, wenn mehr Lizenzen erworben werden. Dies führt häufig dazu, dass Unternehmen für mehr Lizenzen bezahlen, als sie tatsächlich benötigen.

Langfristige Verträge sind eine großartige Möglichkeit, SaaS-Kosten zu senken. Sie können jedoch dazu führen, dass man an einen Dienst gebunden ist, den man nicht mehr benötigt. Daher sollte man sorgfältig überlegen, bevor man sich auf langfristige SaaS-Vereinbarungen einlässt. In manchen Fällen überwiegt die Flexibilität von monatlichen oder anderen Verträgen mit geringer Verpflichtung die Einsparungen durch langfristige Verträge.

Die Nutzung von SaaS-Management-Software kann dabei helfen, die SaaS-Budgetplanung effizienter zu gestalten. Plattformen wie Auvik SaaS Management bieten eine Vielzahl von Berichten, die eine effiziente SaaS-Budgetierung ermöglichen. Diese Tools helfen Teams, die SaaS-Nutzung zu überwachen und zu verwalten, die SaaS-Umgebung zu sichern und SaaS-Verschwendung zu reduzieren.